DBK skaber system i tingene hos SES

Hent printvenlig udgave

Det nye klassifikationssystem blev skabt som fundament for den digitale håndtering af de store mængder data, der skabes og udveksles under projektering og byggeri. Men hos Slots- og Ejendomsstyrelsen (SES) har Dansk Bygge Klassifikation også vist sig velegnet til at håndtere drifts- og vedligeholdelsesdata for den store portefølje af ejendomme, som styrelsen forvalter.

”Tilbage i 2007 besluttede vi at lægge DBK til grund for den måde, vi organiserer vores ejendomsdata på”, fortæller Clars Danvold – arkitekt i SES med ansvar for at implementere det digitale byggeri i organisationens forretningsgange:

”Tidligere har vi håndteret drift- og vedligeholdelse manuelt via et dokumentbaseret system omkring de enkelte ejendomme, men efter at vi inden for kort tid fik ti-doblet vores ejendomsportefølje fra 35 til 350 ejendomme, stod det klart, at vi måtte gribe det anderledes systematisk an. Vi besluttede at lægge det hele over i et database-baseret system. Det forudsætter jo, at vi får struktureret vores data efter en fælles systematik. Og da vi samtidig fik IKT-bekendtgørelsen med krav om at bl.a. at anvende DBK i forbindelse med byggesager, var det nærliggende at lade DBK danne rygrad i den bygningsdels-database over ejendommens drift- og vedligehold, vi siden har arbejdet med at opbygge.” 

Fra dokumenter til database
At bevæge sig fra dokumentbaseret til databasebaseret forvaltning af 350 ejendomme er ikke noget, der sker over night. Kerneprocedurer i organisationens arbejdsområde skal lægges om, og enorme mængder af data skal struktureres efter helt nye principper. SES har lagt en trinvis strategi og er kommet godt i gang. Perspektiverne er åbenbare, forklarer Clars Danvold:  

”Vores ejendomsdata har hidtil ligget i en masse selvstændige dokumenter – tegninger, tekstdokumenter og regneark – så hvis vi ville have fat i et af dem, var vi nødt til manuelt at søge og finde det pågældende dokument. Dokumenterne kommer jo fra mange forskellige kilder, som ikke har fulgt nogen fælles standard for, hvordan de skulle se ud, så dokumenterne er vidt forskellige i deres måde at ordne data på. Det gør ikke så meget, når de skal læses manuelt af mennesker, og det er jo det, dokumentformatet er beregnet på. Men det duer ikke, hvis de skal læses af maskiner - og den manglende fælles struktur gør det meget besværligt at bruge dataene til sammenlignende analyser. Hvis man ønsker det, er man nødt til at strukturere sine data nidkært efter en fælles systematik, og det er her, vi anvender DBK.”

”DBK-koden er jo netop skabt til at blive læst af maskiner. DBK understøtter en datadisciplin, som sikrer et ensartet datamateriale, hvilket er forudsætningen for at man kan finde og genbruge sine data. Når alle bygningsdele i alle vores ejendomme er kodet efter DBK, kan vi uden videre finde alle relevante data om fx alle vinduer i vores ejendomme på Fyn, hvis vi er interesseret i det. Teknikeren kan se på holdbarhed og vedligeholdelse, økonomifolkene på omkostninger ved forskellige løsninger osv. Vi kan analysere vores data på forskellige måder og for eksempel hurtigt tilvejebringe grundlaget for et samlet udbud af fx vinduesrenoveringer på vores ejendomme på Fyn. Alene det er en stor landvinding – og vil være det for de fleste bygherrer”, siger Clars Danvold.

Bygningssyn struktureres efter DBK
SES’ faste bygningssyn er løftestangen for omlægningen til DBK-baserede ejendomsdata. Når en rådgiver har foretaget et bygningssyn, er resultaterne tidligere blevet sammenfattet i en rapport.

”Nu lægger vi bygningssynets data om alle de bygningsdele, vi skal vedligeholde, ind i en database, der er struktureret efter DBK. Når vi sender en rådgiver ud for at foretage et bygningssyn, får han et skema med, der er opbygget efter DBK-strukturen, og efterfølgende taster han selv de forskellige data direkte ind i vores database. De overordnede klassifikationskoder fungerer som en slags ”knagerække” inde i vedligeholdelsesdatabasen, sådan at vi siden nemt kan genfinde data om specifikke bygningsdele og udtrække dem på tværs ud fra lige netop den synsvinkel, der interesserer.”

Det er altså først og fremmest strukturen og kodningsprincipperne i DBK, SES anvender – i første række resultatdomænets bygningsdele. Alligevel er det markant bedre at kode med DBK end hvis man havde valgt at kode efter det gamle SfB-system, understreger Clars Danvold:

”DBK gennemtvinger at alt skal kodes, der bliver ikke – som i SfB – en rest eller ”brokkasse”, som ikke kan håndteres digitalt. Så selv om vi endnu ikke bruger DBK i ”dybden”, er det alligevel meget bedre end det gamle SfB-system. Men på sigt – og i takt med at DBK bliver færdigudviklet – vil vi da udnytte flere facetter i DBKs klassifikation. Når vi på et tidspunkt også koder arbejder og entrepriser, får vi fx meget bedre mulighed for at sammenligne og vurdere, hvilke udbuds- og kontraktformer, der er mest hensigtmæssige ved forskellige typer drifts- og vedligeholdelsesopgaver”, siger Clars Danvold: ”Samtidig må vi jo også som bruger af klassifikationen erkende et medansvar for DBK. Det er jo kun ved at anvende det i praksis og give vores erfaringer til kende, at vi i sidste ende kan nå frem til et klassifikationssystem, der imødekommer vores behov!”

Drift og arealforvaltning
Lige nu arbejder man i SES på at færdiggøre et standardiseret grundlag for ejendommenes tekniske drift. SES er aktuelt ved at beskrive en lang række typiske driftsopgaver i forbindelse med tekniske anlæg, sådan at man får et konsistent datagrundlag for at sammenligne relevante driftsdata og kan systematisere udbud af driftsopgaver. Og her har man oplevet, at ”DBK møder driftsvirkeligheden på en lidt vanskelig måde”, fortæller Clars Danvold: ”Hvis man fx skal beskrive, at en bestemt pumpe skal serviceres to gange årligt, opdager man at pumper optræder otte forskellige steder i DBK, og lige nu har du ikke rigtigt noget grundlag for at afgøre, hvilken der i din sammenhæng er den rigtige. På den måde er der stadig en del løse ender, som enten skal forenkles eller formidles bedre”. 

På trods af sådanne vanskeligheder har DBK vist sig nyttigt i håndteringen af driftsdata hos SES: ”En halvdårlig standard – og jeg siger ikke, at DBK er halvdårligt – er bedre end ingen standard. Voldsomt bedre. En analyse, som før kunne tage en mand i en uge, kan vi nu lave på ti minutter, så vi kan lave mange flere analyser og få meget mere erfaring og viden ud af vores driftsdata. Dertil kommer at vi løbende har langt bedre overblik, så vi ledelsesmæssigt også kan rette hurtigere ind.”

Lignende gevinster forventer SES, når man tillige får arealforvaltningen med. En komplet kodning af alle rum i de 350 ejendomme under SES’ drift skal effektivisere arealforvaltningen og muliggøre tværgående analyser af lokaleudnyttelse, driftsomkostninger, lejeindtægter mv.

”Igen er det meget lavpraktisk, men når et værelse til møder i én ejendom hedder et ”møderum”, mens en anden kalder det et ”mødelokale”, så betyder det, at vi ikke uden videre kan lave tværgående analyser på driften af møderum. I DBK er der kun én kode for møderum – og dermed er det problem ude af verden.”  

Digitale afleveringskrav som sidegevinst
Med sin DBK-baserede driftsdatabase får SES ikke blot overblik over sine data og hvad de kan bruges til. Som en afledt gevinst bliver det med ét også lettere at formulere de krav, der skal stilles til digital aflevering af driftsrelevante data fra byggesager, fremhæver Clars Danvold:

”IKT-bekendtgørelsens krav til digital aflevering har været vanskelige at håndtere for os som bygherre. Dels fordi vi ikke tidligere har haft grundlag for systematisk at definere, hvilke krav, vi bør stille, dels fordi vi ikke har haft de rette it-værktøjer til det. Men nu kan vi sådan set bare spejlvende de aktive datagrupper i driftsdatabasen, for det må jo også være dem, vi skal kræve at få af vores leverandører i byggeprojekter!”

BIM er hos Slots- og Ejendomsstyrelsen stadig en stjerne i horisonten, men man tager pejling af udviklingen. Ved valget af et nyt arealforvaltningssystem har det således været et afgørende parameter, at systemet var IFC-kompatibelt:

”Som verden ser ud lige nu er BIM en ganske fornuftig måde for os at strukturere og bearbejde vores ejendomsdata på. Så selvfølgelig skal vi bruge BIM-teknologi, hvor det giver værdi. Derfor skal vi nu også ind og kigge på vores ejendomsdata og bygningsdele med IFC-briller”, siger Clars Danvold.

På sigt vil hele ejendomsforvaltningen ligge på en BIM-platform, spår han. Men lige nu har man i SES rigeligt på sin tallerken – bl.a. med energimåling af den samlede ejendomsportefølje og planlægning af energibesparende tiltag

Skridt for skridt
”Så vi må tager ét skridt ad gangen i en trinvis proces, hvor vi løbende identificerer de opgaver og snitflader, vi kan effektivisere eller gøre smartere.”

”Jeg tror, det er vigtigt at erkende, at arbejdet med at strukturere sine data ligger forud for it-udviklingen. Når vi har fået styr på vores data – og ved hvad vi vil bruge dem til – kan vi tale om BIM. Ikke før!”

DBK har i den proces vist sig nyttig hos SES: ”Hvis DBK ikke fandtes, måtte vi opfinde noget tilsvarende. Men jeg er skeptisk over for visionen om den totale datamodel, hvor alt er beskrevet ned til mindste skrue. Når man kommer dybt ned i det specifikke, bliver det klart, at det nemt bliver for komplekst. Der er simpelthen nogle problemstillinger, som ikke lader sig håndtere så entydigt.”

”Efter min vurdering er det heller ikke der, værdien ligger. I vores virkelighed er vi nødt til at tilpasse indsatsen – og de krav, vi stiller til vores rådgivere – til de gevinster, vi regner med at kunne få ud af det. Og her giver det altså ikke mening at starte med at kode alle vores 350 ejendomme i bund. Vi må starte, hvor vi lige nu kan se, at det giver værdi, for det er i sidste ende det eneste argument, jeg kan sælge til mine beslutningstagere. Så det er den vej, vi følger.”