Aflevering og bygherren
Når et byggeri projekteres – og når de enkelte bygningsdele og installationer efterfølgende indkøbes og monteres – bliver der tilvejebragt mange informationer, som kan være til nytte i den efterfølgende drift og vedligeholdelse. Ofte er det temmelig vilkårligt, hvad der efterfølgende tilgår bygherren af denne dokumentation – og det sker typisk i forskellige formater: Noget på papir, andet digitalt – og en hel del slet ikke.
Kravene til digital aflevering har til formål at systematisere denne proces, sådan at bygherren for det første modtager de data – og kun dem – som hans driftsorganisation kan bruge. Og så bygherren får dem samlet på en måde, så de umiddelbart kan lægges ind i de systemer, som driftsorganisationen anvender til sin ejendomsforvaltning, drift og vedligeholdelse.
Bygherren skal derfor allerede i forbindelse med byggeriets planlægning afklare med sin driftsorganisation, hvilke typer information, man kan have nytte af. Det er til alle parters fordel, at der ikke kræves flere – eller mere detaljerede – data end driftsorganisationen har brug for. Der er udviklet et værktøj, der kan hjælpe bygherren med denne afklaring.
Når bygherren tidligt i forløbet aftaler med sine rådgivere og entreprenører, hvad den digitale aflevering skal omfatte, får disse mulighed for at generere dataene løbende undervejs – i stedet for at de efterfølgende skal rekonstrueres og findes frem igen.
Som en ekstra sidegevinst kan det tidlige fokus på driftsperspektivet være med til at fremme, at der vælges løsninger i byggeriet, som optimerer den efterfølgende drift.
Ansvar og opgaver
Bygherren skal for det første beslutte, om der skal stilles krav til digital aflevering. Ved statslige og statsstøttede byggerier er det et krav ved alle byggerier over 15 mio. kr. Når bygherren har identificeret de krav, der skal stilles til den digitale aflevering, skal han
- fastlægge hvilke projektdeltagere, der skal omfattes af digital aflevering
- udpege hvem der skal varetage opgaven som overdrager af de digitale data til bygherren
- levere vedkommende de informationer, der er nødvendige for at tilpasse den digitale aflevering til bygherrens driftssystemer
- stille krav om anvendelse af digitale mangellister efter bips standard C207 ved den afsluttende mangelgennemgang
Digital aflevering omfatter som udgangspunkt ikke blot dokumenter af forskellig slags (tegninger, CAD-modeller, driftsvejledninger etc.), men også en datamodel (dataorganisation), som ordner informationerne på en måde, så de nemmere kan importeres og integreres i driftssystemerne. Bygherren bør sikre sig, at den digitale aflevering også omfatter en let tilgængelig dokumentation for dataorganisation samt afleveringsformat.
Endelig skal bygherren vælge om den digitale aflevering skal ske som:
- XML baseret aflevering, hvor overdrager afleverer en DDB-XML fil inklusiv tilknyttede dokumenter
- IFC baseret aflevering, hvor overdrager afleverer en IFC fil inklusiv tilknyttede dokumenter
- Manuel aflevering, hvor overdrager afleverer data manuelt ved indtastning og overførsel til bygherrens drift- og forvaltningssystemer
Fremgangsmåde
Bygherren fastlægger – i samarbejde med sin driftsorganisation – i hvilket omfang, der skal stilles krav til digital aflevering.
Det skal her afkIares, hvilke typer informationer, man rent faktisk vil kunne drage nytte af – samt hvilke formater, driftsforvaltningens systemer kan håndtere. I den forbindelse vil det være naturligt at overveje, om man med fordel kunne opgradere sine forvaltningssystemer, så de i højere grad kan nyttiggøre de muligheder, den digitale aflevering afstedkommer.
Ved indgåelsen af rådgiveraftalen informerer bygherren sine rådgivere om kravene til digital aflevering. Rådgiverens opgaver og forpligtelser i den forbindelse aftales nærmere i byggesagens IKT aftale.
Det aftales i den forbindelse, hvem der skal forestå opgaven med at indsamle de aftalte data og gennemføre den digitale aflevering til bygherrens driftsorganisation. Det anbefales, at ansvaret placeres hos én part, rådgiver eller udførende. I de fleste tilfælde vil det nok være hensigtsmæssigt at lade projekteringsledelsen stå for opgaven.
I det omfang, de udførende skal bidrage med digitale data til den digitale aflevering, skal det specificeres i udbuddet og aftales i entreprisekontrakten.
Ved den digitale aflevering modtager bygherren en komplet liste over alle overdragne datafiler. Bygherren har herefter 40 arbejdsdage til at gennemgå det modtagne materiale for mangler.
Ved opgørelse af mangler i såvel ved den fysiske som digitale aflevering anvendes digitale mangellister i overensstemmelse med bips C207.
Aftaler
Kravene til den digitale aflevering – og de aftalte ydelser i den forbindelse – beskrives i byggesagens IKT-aftale.
I aftalen beskrives nærmere,
- hvilke af byggesagens parter, der skal bidrage til den digitale aflevering – og hvordan
- Hvilke dokumenter, der skal indgå i afleveringen – og i hvilke formater.
- Hvordan den digitale aflevering skal ske
Parternes forpligtelser i relation til den digitale aflevering specificeres endvidere i de relevante ydelsesaftaler og entreprisekontrakter med tilhørende tidsplaner. Det specificeres også her, at mangelgennemgangen i forbindelse med byggeriets aflevering sker under anvendelse af digitale mangellister efter bips standard C207.
