Projektweb og bygherren
Bygherren har et stort ansvar for, at der bliver etableret en sund kommunikationskultur i byggeprojektet. Det gælder om straks fra begyndelsen at melde klart ud, hvordan informationerne skal deles og udveksles – og hvordan parterne skal kommunikere om projektforhold.
Projektwebben er krumtappen, både når det gælder informationsdeling og kommunikation. Bygherren skal kræve, at alle dokumenter, der har noget som helst med projektet at gøre, uden undtagelse skal være at finde her. Også de hurtige emails. Hvis der foregår parallel kommunikation via almindelig epost, må man derfor sikre sig, at disse mails bliver kopieret over i projektwebben, men bedst er det at holde al kommunikation her.
Alle centrale projektdeltagere skal straks fra begyndelsen vænnes til at kommunikere via projektwebben og have tillid til, at de nemt kan finde det, de søger. Bygherren må sørge for, at der er klare retningslinjer for navngivning og arkivering af dokumenter, og at projektwebben hele tiden er ryddelig og opdateret. Det skal være klart fra begyndelsen, hvem der har ansvaret for det.
Den, som lægger en information op på projektwebben, må have tillid til, at informationen uden videre når frem til dem, som informationen er tiltænkt. Det må derfor være et ufravigeligt krav, at de medvirkende i byggeprojektet alle anvender projektwebben og rutinemæssigt tjekker for ny information. Det gælder ikke mindst også de udførende på byggepladsen.
En god projektwebkultur etableres ved et opstartsmøde for alle, som skal bruge projektwebben. Bygherren kan stimulere en god projektwebkultur ved selv at anvende den konsekvent fra begyndelsen og ved at kræve, at fx staderapporter og aconto-begæringer skal fremsendes via projektweb.
Ansvar og opgaver
Bygherren skal beslutte, om der skal stilles krav om anvendelse af projektweb – og i givet fald varsle kravet ved udbud af såvel rådgiver- som udførelsesydelser. Brug af projektweb er obligatorisk ved alle statslige og statsstøttede byggerier over tre mio. kr.
Når det stilles krav om obligatorisk brug af projektweb, er det bygherrens ansvar at
- Beslutte hvem der skal anvende projektwebben (i hvert fald bygherren selv og evt. bygherrerådgiver, arkitekt- og ingeniørrådgivere samt de centrale entreprenører)
- Sikre at der træffes aftale om fordeling af ansvar og praktiske opgaver i forbindelse med projektwebbens drift (administrator, tegningskoordinator mv.)
- Fastsætte regler (for strukturering af data, advisering, metadata mv.) som kan sikre en effektiv brug af projektwebben
- Sørge for at der stilles en sikker og effektiv projektweb-løsning til rådighed – også på byggepladsen
Det er også bygherrens ansvar at sikre, at de udførende på byggepladsen har mulighed for at udprinte produktionstegninger i formater op til A3. Det kræver, at de projekterende er opmærksomme på at opbygge tegningerne, så de uden vanskeligheder kan læses og afkodes i format A3 eller mindre. Det er også et krav, at alle tegninger skal påføres målestok.
Som udgangspunkt betales omkostningerne ved projektwebben af bygherren. I modsat fald skal parterne oplyses om udgiften inden beregning af tilbud.
Bygherren skal løbende – især i projektets start – sikre at projektwebben anvendes korrekt.
Fremgangsmåde
Allerførst må bygherren vurdere, om der med fordel kan stilles krav om obligatorisk brug af projektweb – og hvilke parter, der i givet fald skal forpligtes til at deltage. De uomtvistelige fordele ved en effektiv informationsdeling på projektwebben må vejes af mod de praktiske realiteter. Bygherren kan evt. overveje at understøtte kravet om projektweb gennem tilbud om kurser.
Projektwebben skal etableres straks ved opstarten af byggeprojektet. Ved valg af projektweb-løsning skal bygherren sikre sig, at løsningen er gennemprøvet og veldokumenteret, at den er nem at betjene, og at den supporteres effektivt med troværdige sikkerhedsprocedurer. Markedet for projektweb-løsninger til byggeriet er stadig ret begrænset, men der er en række forskellige løsninger på markedet - se oversigtsskemaet under vejledninger i boksen til højre.
Bygherrens forpligtelser i forhold til projektweb-løsningens funktion og drift kan bygherren eventuelt aftale sig ud af med sine rådgivere. De nøjagtige aftaler beskrives i en IKT-teknisk kommunikationsspecifikation, som den ansvarlig rådgiver udarbejder som tillæg til den IKT-aftale, som bygherren bør indgå med sine rådgivere.
Når projektweb-løsningen er etableret, introduceres den for projektets parter ved et opstartsmøde, hvor man sammen gennemgår aftaler og rutiner ved projektwebbens brug. Opstartsmødet gentages med de udførende, når de kommer på banen – evt. suppleret med tilbud om et introduktionskursus.
Aftaler
Aftaler vedrørende
- ansvars- og rollefordeling i projektwebbens vedligeholdelse
- strukturering, filnavngivning og metadata
- informationsdeling, advisering og de deltagende parters forpligtelser specificeres i en IKT-teknisk kommunikationsspecifikation som tillæg til byggeprojektets IKT-aftale.
- Såfremt de udførende ikke er omfattet af IKT-aftalen, indarbejdes de udførendes forpligtelser i forbindelse med projektwebben i entrepriseaftalen.
