Projektweb og rådgiveren
Som hovedleverandør af informationer til byggeprocessen har rådgiverne et afgørende ansvar for, at projektwebben bliver en effektivt maskine til informationsdeling og kommunikation i byggesagen. Det handler om at anvende den konsekvent og konsistent.
Først og fremmest skal man undgå, at der opstår parallelle kommunikationsmønstre. Projektwebben anvendes fra dag 1 til al skriftlig formidling af informationer og distribution af beslutninger, beskrivelser og tegninger til byggesagens aktive parter - dvs. alle, der er involveret i udførelsen. Foregår der alligevel parallel kommunikation via email, skal kopier af denne også lægges ind i projektwebben. Dokumenter, der kun foreligger på papir, gøres digitale ved skanning.
Informationer og dokumenter skal være nemme at finde for samarbejdsparterne i projektet.
Alle dokumenter, der lægges op, mærkes omhyggeligt med dato og de aftalte metadata (emne, dokumenttype, status mv.), så de er nemme at identificere og genfinde.
Effektiv kommunikation er præcis og målrettet dem, der skal bruge den. Den, som tilføjer en information eller et dokument, skal derfor samtidig tage stilling til, hvem informationen er relevant for, så kun de pågældende adviseres.
Rådgiverne har et stort ansvar for at udforme dokumenter, så de er nemme at anvende for de udførende på byggepladsen. Det gælder særskilt produktionstegninger, der skal udarbejdes, så de kan printes i A3-format og alligevel være tydelige at afkode.
Ansvar og opgaver
Rådgiver skal anvende projektweb. Ved enhver tilføjelse af dokumenter skal der udover dato angives fyldestgørende metadata for: Emne, dokumenttype, status.
Til hvert projekt knyttes et unikt projektnummer. Produktionstegninger skal udarbejdes, så de kan printes i A3.
Tegningssættet opbygges således, at alle produktionstegninger kan udskrives læsbart i format A3 eller mindre, herunder skal tegninger påføres målestoksfigur, der angiver målstoksforholdet visuelt.
Afhængig af de aftaler, der træffes i projektet, kan rådgiveren tildeles opgaver og ansvar i forbindelse med projektwebbens drift og administration, herunder som administrator eller tegningskoordinator.
Hvis udbudsmaterialet udarbejdes af en rådgiver, skal denne sikre sig, at projektets IKT-krav - herunder forpligtelser i forhold til projektweb - indeholdes i udbuddet.
Omfanget af internet- og A3-printfaciliteter på byggepladsen skal specificeres i byggesagsbeskrivelsen og/eller arbejdsbeskrivelser.
Fremgangsmåde
Som led i byggeprojektets IKT-aftale udarbejdes en IKT-teknisk kommunikationsspecifikation, der oplister de projektspecifikke aftaler om kommunikation, datastruktur og brug af projektweb.
Typisk udpeges i projektet en kommunikationsansvarlig, som skal
• Udarbejde og vedligeholde projektets IKT-tekniske kommunikationsspecifikation - og sikre, at alle parter er informeret om aftalens forpligtelser
• administrere projektweb - håndtere brugere, rettigheder og arkivstruktur
• tilse at alle byggesagens parter kommunikerer digitalt på aftalt måde
• afholde opstartsmøde, hvor byggesagens parter i fællesskab gennemgår kommunikationsaftalerne
Den kommunikationsansvarlige rådgiver kan på bygherrens vegne påtage sig at tilvejebringe en passende projektweb-løsning til byggesagen.
Aftaler
Aftaler vedrørende
• ansvars- og rollefordeling i projektwebbens vedligeholdelse
• datastruktur, filnavngivning og metadata
• informationsdeling, advisering og de deltagende parters forpligtelser
specificeres i en IKT-teknisk kommunikationsspecifikation som tillæg til byggeprojektets IKT-aftale.
E-mails, der udveksler projektspecifik information mellem byggesagens parter, skal følge bips C206 standarden og tilføjes projektwebben.
