Udbud & tilbud og bygherren
Udbudsmaterialet etablerer det grundlag - dokumenter, tegninger og beskrivelser - som de forskellige parter arbejder videre på hele vejen frem til byggeriets aflevering. Det skal derfor overholde en række retningslinjer, som sikrer, at informationerne er entydige og nemme at gå til for de efterfølgende parter i processen.
At sørge for det er bygherrens ansvar. Det gør han ved at stille en række specifikke krav til sine rådgivere om, hvordan udbudsprojektet skal udformes og opbygges.
Gennem et veltilrettelagt udbud og et gennemskueligt udbudsprojekt kan bygherren i høj grad være med til at fremme en skarp prissætning hos de bydende - og bane vej for, at den efterfølgende byggeproces bliver så effektiv som muligt.
Samtidig får bygherren selv bedre mulighed for at overskue og styre sit byggeri – herunder byggeprojektets økonomi.
Udbud af rådgiverydelser behøver ikke foregå via nettet. Men der er ikke noget i vejen for det.
Totalentrepriser er ikke omfattet af bygherrekravene om udbud.
Ansvar og opgaver
Det er bygherrens ansvar, at det elektroniske udbud sker i overensstemmelse med bestemmelserne for det digitale byggeri. Disse har først og fremmest til formål at sikre, at udbudsmaterialet udformes, så informationerne kan genbruges digitalt af de forskellige aktører gennem byggeprocessen.
Bygherren skal i den forbindelse stille krav om
- at udbud og tilbud - herunder den beskrivende mængdefortegnelse (BMF) - struktureres efter principperne i Dansk Bygge Klassifikation (DBK)
- at beskrivelser udarbejdes efter principperne i bips B1.000
- at udbudsmaterialet indeholder bygningsmodeller, baseret på 3D-byggeobjekter, der som minimum omfatter 3D-geometri (omfang og indhold beskrives i udbudsmaterialet)
- at udbudsmaterialet indeholder tilbudslister, hvor mængder er angivet
- at der er sammenhæng mellem poster i BMF og beskrivelsen, samt at BMF indeholder alle prisbærende poster, så summen fra alle prisbærende poster er lig med tilbudssummen
- at tegningssættet opbygges således, at alle produktionstegninger kan udskrives læsbart i format A3 eller mindre
Bygherren skal i øvrigt sørge for, at de digitale krav, der i den pågældende byggesag er relevante at stille til de udførende - fx anvendelse af projektweb - bliver formuleret i udbudsmaterialet.
Bygherren skal også sørge for den internet-platform, hvor igennem tilbudsgivningen skal foregå - typisk en løsning knyttet til den projektweb, der vælges for byggeprojektet. Løsningen skal opfylde de krav, der stilles i Tilbudsloven, lige som udbuddet selvfølgelig skal respektere lovgivningens krav til udbudsprocessen, ligebehandling mv.
I den forbindelse udpeger bygherren - i sin egen organisation eller som en rådgiver - en ansvarlig for at gennemføre udbuddet, herunder
- lægge udbudsmaterialet samt eventuelle opdateringer på udbudsportalen
- administrere adgang og rettigheder, herunder fordeling af udbudsmaterialet
- sikre at forespørgsler bliver besvaret
Fremgangsmåde
Udbud og tilbudsgivningen foregår via en udbudsplatform på internettet. En række forskellige firmaer - typisk de samme, som også udbyder projektwebs - tilbyder sådanne løsninger, som håndterer både udbudet, tilbudsgivningen og licitationen.
Alle dele af udbudsmaterialet skal foreligge digitalt. Tunge filer kan også blive distribueret via fysiske medier som fx CD-ROM, men det skal under alle omstændigheder også være tilgængeligt på udbudsplatformen - og de bydende skal have adgang til det i hele udbudsperioden.
Udbudsmaterialet indeholder en tilbudsliste, hvor bygherren (eller dennes rådgiver) på forhånd har opgjort de mængder, der indgår i udbuddet. Håndværkernes tilbudsgivning sker ved, at de udfylder tilbudslisten med deres priser, hvorefter de oplaster den udfyldte tilbudsliste til udbudsplatformen.
Licitationen gennemføres ved at alle tilbud på det fastsatte tidspunkt samtidig gøres tilgængelige for udbyder og de bydende.
Aftaler
Det er bygherrens opgave at vælge den udbudsplatform, hvorpå tilbudsprocessen skal gennemføres - og indgå aftale med udbyderen af den pågældende tjeneste.
Bygherren udpeger en ansvarlig for at håndtere det digitale udbud og indgår eventuelt aftale med en rådgiver herom.
Aftaler om ansvar og opgaver i forbindelse med udbudsprojektet, gennemførelse af det elektroniske udbud og det digitale samarbejde iøvrigt gennem byggesagen kan med fordel nedfældes i en IKT-aftale for byggeprojektet i overensstemmelse med Byggeriets IKT-specifikationer (bips F102: Anvisning og bips F202: Basisbeskrivelse)
