Udbud & tilbud og den udførende
Med elektronisk udbud vil kalkulation og tilbudsgivning med tiden blive noget enklere for den udførende.
Udbudsmaterialet er nemlig bygget op over en såkaldt beskrivende mængdefortegnelse (BMF), hvor bygherrens rådgiver på forhånd har opgjort alle mængder i udbudsprojektet - og overført dem til en tilbudsliste. I princippet skal entreprenøren altså blot indsætte sine enhedspriser. Indtil videre er det dog fortsat entreprenørens ansvar, at han har alle mængder med i sit tilbud, så han slipper ikke for at verificere mængderne.
Ved elektronisk udbud skal de bydende selv hente udbudsmaterialet på internettet – typisk byggesagens projektweb eller en hjemmeside skabt til formålet.
Tilsvarende foregår tilbudsgivningen ved at den bydende lægger sin udfyldte tilbudsliste med eventuelle forbehold eller alternative forslag op på det af bygherren anviste websted. På tidspunktet for licitationen gøres de indkomne tilbud samtidigt tilgængelige for bygherren og alle bydende.
Bortset fra fremgangsmåden ændrer elektronisk udbud intet ved de grundlæggende forhold omkring tilbudsgivning og licitation. Tilbudsloven og EU udbudsdirektivet gælder uændret.
Ansvar og opgaver
Det er den bydendes eget ansvar at hente udbudsmaterialet inkl. tilbudslisten ned fra udbudsplatformen – akkurat som han selv skal lægge sit tilbud op på det anviste websted og bekræfte sin identitet med en digital signatur.
For at kunne læse og anvende materialet, må den bydende selvfølgelig være i stand til at håndtere de filformater, dokumenterne ligger i. Beskrivelser, tegninger – og tilbudslisten – vil næppe volde problemer.
Lidt mere udfordrende bliver det, hvis der i udbudsmaterialet indgår en bygningsinformationsmodel. Skal modellen alene tjene til at illustrere geometrien i det projekterede bygværk, vil den bydende uden de store forkundskaber kunne studere modellen – og også bevæge sig rundt i den – ved hjælp af en såkaldt viewer. Det er et simpelt program, som kan downloades gratis mange steder (se under Vejledninger i højrespalten).
Vil den bydende fuldt ud kunne udnytte informationsindholdet i modellen – herunder de egenskabsdata, der er knyttet til de forskellige bygningsdele – er der imidlertid ingen vej uden om selv at tilegne sig de nødvendige BIM-kompetencer i organisationen og anskaffe sig den relevante software.
Anvendelsen af bygningsmodeller – BIM – vil på sigt give den udførende helt nye muligheder for at forbedre og effektivisere sin produktion. Både i planlægningen af udførelsen hjemme på kontoret, og når der på byggepladsen er brug for at studere en detalje i konstruktionen. Tilsvarende vil standardiseringen af data gøre det lettere at genbruge de projekterendes data i kalkulation, tilrettelæggelse og produktion – især når den nye byggeklassifikation, DBK, bliver fuldt implementeret.
Den fremsynede entreprenør bør planlægge, hvordan man i virksomheden tilegner sig de nødvendige kompetencer til at udnytte disse muligheder.
Fremgangsmåde
Ved offentlige udbud vil enhver relevant virksomhed kunne anmelde sin interesse og derved få adgang til at hente udbudsmaterialet og tilbudslisten på udbudsportalen.
Beslutter virksomheden sig for at byde på opgaven, udfyldes tilbudslisten. Det skal af mængdefortegnelsen klart fremgå, hvilke ydelser hver enkelt mængde indeholder samt hvordan mængden er fremkommet. Den bydende skal på det grundlag, punkt for punkt, kalkulere og prissætte sine ydelser og leverencer samt indsætte eventuelle forbehold eller alternative tilbud.
Det færdige tilbud lægges op på den anviste tilbudsportal og underskrives med digital signatur. Systemet skal udstede den bydende en kvittering for, at tilbuddet er modtaget. Kvitteringen forholder sig ikke til, om tilbuddet er afgivet forskriftsmæssigt.
Den bydende har op til licitationstidspunktet lov til at fortryde sit tilbud og trække det tilbage – og til at fremsende et nyt.
Aftaler
Bygherren og hans rådgiver indgår aftale om opgaver og ansvar i forbindelse med det elektroniske udbud. For den bydende forudsætter elektronisk tilbudsgivning derimod ikke særlige aftaler - andre end de, som måtte være nødvendige for at sikre sig de nødvendige kompetencer til at håndtere tilbudsgivningen.
