Udbud & tilbud og rådgiveren
Med det digitale udbudsprojekt etablerer rådgiveren det informationsgrundlag, som byggeriets parter skal arbejde videre på gennem hele byggeprocessen frem til afleveringen af det færdige byggeri.
Det er derfor afgørende, at projektet fra begyndelsen struktureres, så informationerne er entydige og nemme at gå til for alle byggeprojektets parter. Det indebærer blandt andet, at bygningsdele klassificeres efter DBK 2006 og at beskrivelser udarbejdes efter principperne i bips B1.000.
Straks ved projekteringens begyndelse aftaler bygherren og de projekterende principperne for den digitale håndtering i byggeprojektet. Det kan med fordel ske på grundlag af bips-anvisningen Byggeriets IKT-specifikationer med tilhørende IKT-tekniske specifikationer.
Specifikationerne fungerer som tjeklister, der tilsammen tilvejebringer projektets grundlæggende digitale infrastruktur.
Omdrejningspunktet i udbudsprojektet er den beskrivende mængdefortegnelse (BMF), som danner grundlag for de udførendes tilbudsgivning. BMF skal ikke forstås som et selvstændigt dokument, men som summen af udbudsprojektets beskrivelser og tilbudslister.
I Det Digitale Byggeri er det rådgiveren, som opgør de mængder, de udførende skal give pris på. Mængderne genereres automatisk ved udtræk fra bygningsinformationsmodellen.
Ansvar og opgaver
Projekteringsledelsen vil sædvanligvis også være ansvarlig for at tilrettelægge og gennemføre det digitale udbud af udførelsen. Rådgiverne skal i den forbindelse sørge for, at udbudsmaterialet lever op til de krav, der er fastsat i IKT-bekendtgørelsen - nemlig:
• at udbudsprojektet - herunder den beskrivende mængdefortegnelse (BMF) og tilbudslisten - struktureres efter principperne i Dansk Bygge Klassifikation (DBK)
• at beskrivelser udarbejdes efter principperne i bips B1.000
• at udbudsmaterialet indeholder bygningsmodeller, baseret på 3D-byggeobjekter, der som minimum omfatter 3D-geometri (omfang og indhold beskrives i udbudsmaterialet)
• at udbudsmaterialet indeholder tilbudslister, hvor mængder er angivet
• at der er sammenhæng mellem poster i BMF og beskrivelsen, samt at BMF indeholder alle prisbærende poster, så summen fra alle prisbærende poster er lig med tilbudssummen
• at tegningssættet opbygges således, at alle produktionstegninger kan udskrives læsbart i format A3 eller mindre
Det er rådgiverens opgave at udarbejde den beskrivende mængdefortegnelse samt - manuelt eller ved udtræk fra bygningsinformationsmodellen - at opgøre de mængder, som de bydende skal lægge til grund for deres tilbudsgivning. Det skal klart fremgå, hvilke ydelser hver enkelt mængde indeholder, samt hvordan mængden fremkommer.
Som ansvarlig for udbudsprocessen skal rådgiveren tilrettelægge og gennemføre det elektroniske udbud i overensstemmelse med tilbudsloven. Rådgiveren lægger udbudsmaterialet og eventuelle opdateringer på udbudsportalen, administrerer adgang og rettigheder og håndterer spørgsmål fra de bydende.
Fremgangsmåde
Udbudsmaterialet produceres i henhold til det aftalte og til kravene i IKT-bekendtgørelsen. I praksis skal det bl.a. afklares, til hvilket niveau man detaljerer bygningsinformationsmodellen og koder med DBK.
Ved at vedlægge udbudsmaterialet bygningsmodeller, der som minimum indeholder 3D-geometri, får de tilbudsgivende bedre mulighed for at danne sig en geometrisk forståelse af projektet.
Den beskrivende mængdefortegnelse (BMF) genereres fra bygningsinformationsmodellen (eller udarbejdes manuelt) ved at udtrække alle prisbærende elementer på bygningsdelsniveau til en samlet tilbudsliste med korrekte mængder. bips har udgivet en standard om opmålingsregler - F110 Arbejdsmetode og F111 Anvisning - som beskriver, hvordan mængder opgøres og tilbudslisten stilles op.
Som det prisbærende juridiske dokument skal tilbudslisten udarbejdes i et låst format, sådan at alene de felter, hvor de bydende skal indtaste data, fx enhedspriser og forbehold, er tilgængelige for entreprenørens indtastning.
Den ansvarlige for udbudsprocessen udarbejder en IKT-teknisk udbudsspecifikation, som præciserer, hvordan udbudet teknisk og praktisk gennemføres.
Udbudet offentliggøres eller inviteres med henvisning til den hjemmeside, hvor de bydende kan orientere sig om udbudet og hente udbudsmaterialet. Det skal sikres, at de bydende har lige adgang til al nødvendig information om udbudsprojektet - og om, hvordan de afgiver deres tilbud. Kommunikationen med de bydende under udbudsprocessen kan typisk foregå via den projektweb, der er valgt til byggeprojektet.
Licitationen gennemføres ved at alle tilbud på det fastsatte tidspunkt samtidig gøres tilgængelige for udbyder og de bydende.
Aftaler
Rådgiverens ydelser i forbindelse med udbudsprojektet - herunder anvendelsen af bygningsmodeller mv - aftales ved projekteringens begyndelse i en IKT-ydelsesspecifikation, der indgå som bilag til kontrakterne mellem bygherren og de projekterende.
Aftalen kan med fordel udarbejdes på grundlag af det paradigme, der er beskrevet i Byggeriets IKT-specifikationer (bips F102: Anvisning og bips F202: Basisbeskrivelse)
Der aftales i den forbindelse, hvem der er ansvarlig for udbuds- og tilbudsprocessen - herunder for at tilvejebringe den tekniske udbuds- og tilbudsplatform og sikre at tilbudsprocessen gennemføres korrekt.
Der træffes aftale om anskaffelse og drift af den udbuds/tilbudsportal, der anvendes til udbuds-/tilbudsprocessen.
